Regulamin XVI Warsztatów Młodych Geomorfologów

§1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy Regulamin określa prawa i obowiązki Uczestników XVI Warsztatów Młodych Geomorfologów, dalej zwanych Warsztatami, XVI WMG.

1.2. XVI Warsztaty Młodych Geomorfologów są ogólnopolską konferencją naukową organizowaną przez Studenckie Koło Naukowe Geografów UMK, Wydział Nauk o Ziemi i Gospodarki Przestrzennej UMK, Komisję Innowacyjnych Metod Badań w Geomorfologii SGP, Stowarzyszenie Geomorfologów Polskich i Komitet Badań Czwartorzędu PAN, skierowaną do studentów, doktorantów i młodych pasjonatów geomorfologii.

1.3. Komitet organizacyjny tworzą organizatorzy Warsztatów, dalej zwany Organizatorem, których imienna lista dostępna jest w Serwisie Internetowym Warsztatów w zakładce Komitety.

1.4. Warsztaty, odbywają się w terminie i miejscu wskazanym przez Organizatora.

1.5. Najnowsze informacje odnośnie Warsztatów, są dostępne pod adresem www.xvi-wmg-2025.umk.pl, dalej zwanym Serwisem Internetowym Warsztatów. Poprzez Serwis użytkownik dokonuje rejestracji, nadsyłania abstraktu oraz opłaty konferencyjnej.

1.6. Uczestnictwo czynne w Warsztatach, stwierdza się poprzez uczestnika wnoszącego opłatę, uzupełniającego formularz płatności, meldującego się na XVI WMG we własnej osobie i będącego autorem lub współautorem posteru naukowego.

1.7. Uczestnictwo bierne w Warsztatach, stwierdza się poprzez uczestnika wnoszącego opłatę, uzupełniającego formularz płatności, lecz nie będącego autorem ani współautorem posteru naukowego.

1.8. Językiem dozwolonym na Warsztatów jest język polski i angielski. Postery oraz abstrakty w innym języku nie będą akceptowane.

1.9. Współautorzy mogą wziąć udział w Warsztatach oznaczając w formularzu rejestracyjnym "jestem współautorem" w sekcji rodzaj wystąpienia lub wziąć udział w charakterze uczestników biernych.

1.10. Każdy z uczestników czynnych może przedstawić jeden poster.

1.11. Zgłoszenia obejmujące ten sam temat posteru będą odrzucane.

1.12. Szczegółowy program Warsztatów oraz sesji posterowych będzie dostępny na stronie internetowej XVI WMG najpóźniej 10 dni przed rozpoczęciem Warsztatów.

1.13. Materiały konferencyjne oraz certyfikaty uczestnictwa można odebrać wyłącznie osobiście w czasie trwania Warsztatów. Materiały nieodebrane podczas Warsztatów nie będą przesyłane pocztą.

1.14. Każdy uczestnik, biorący udział czynny lub bierny otrzyma certyfikat uczestnictwa w Warsztatach.

§2. Rejestracja uczestnictwa w Warsztatach

2.1. W celu wzięcia udziału w Warsztatach uczestnik ma obowiązek dokonania rejestracji oraz terminowego uiszczenia opłaty na konto wskazane w Serwisie Internetowym Warsztatów.

2.2. Warunkami uczestnictwa w Warsztatach są:

2.2.1. Zgłoszenie uczestnictwa w Warsztatach poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego dostępnego w Serwisie Internetowym Warsztatów.

2.2.2. Do zgłoszenia należy załączyć odpowiednio przygotowany abstrakt, nie później niż w dniu zakończenia rejestracji. Abstrakty wysłane po terminie zakończenia rejestracji nie będą rozpatrywane.

2.2.3. Po zgłoszeniu należy uiścić opłatę konferencyjną po uprzednim uzupełnieniu formularza płatności. Termin otwarcia i zamknięcia formularza płatności zostanie wskazany przez Organizatora.

2.3. Termin nadsyłania zgłoszenia uczestnictwa w Warsztatach za pośrednictwem Serwisu Internetowego Warsztatów upływa w dniu wskazanym przez Organizatora.

2.4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych przez Uczestnika podczas rejestracji uczestnictwa w Warsztatach.

2.5. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego zamieszczonego w Serwisie Internetowym Warsztatów oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów prawnych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.

2.6. Liczba uczestników jest ograniczona do 20 osób, o możliwości uczestnictwa w Warsztatach decyduje kolejność zgłoszeń.

§3. Uczestnictwo w sesjach posterowych

3.1. Uczestnicy po zgłoszeniu chęci prezentacji posteru muszą zostać uprzednio zakwalifikowani przez Komitet naukowy Warsztatów. Skład Komitetu naukowego dostępny jest w zakładce Komitety.

3.2. Postery należy przygotować w formacie A0.

3.3. Materiały należy umieścić na odpowiedniej planszy przed rozpoczęciem sesji posterowej.

3.4. Wygłaszane przez Uczestników tezy i poglądy są poglądami wygłaszającego je Uczestnika i Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ich formę ani treść merytoryczną.

3.5. Uczestnicy nie mogą wygłaszać tez i poglądów nawołujących do nienawiści lub dyskryminacji jakichkolwiek osób na tle rasowym, kulturowym, etnicznym, wyznaniowym, światopoglądowym lub ze względu na tożsamość płciową i orientację seksualną. Ponadto niedopuszczalne jest propagowanie ideologii i symboliki związanej z ustrojami totalitarnymi.

3.6. Odpowiedzialność za wydruk posteru znajduje się po stronie jego autorów.

§4. Opłaty

4.1. Czynny i bierny udział w Warsztatów jest płatny. Wysokość opłaty konferencyjnej określona jest w zakładce Opłata w Serwisie Internetowym Warsztatów. Opłata konferencyjna obejmuje udział w Warsztatach, pakiet konferencyjny, zestawy obiadowe, poczęstunek podczas przerw kawowych, wycieczkę naukową oraz nocleg.

4.2. Opłatę za udział w Warsztatach należy uiścić za pomocą przelewu bankowego według wytycznych zawartych w zakładce Opłata.

4.3. Obsługą finansowo-księgową Warsztatów zajmuje się dr Ewelina Lipka, Skarbnik Stowarzyszenia Geomorfologów Polskich. W sprawach dotyczących płatności i faktur, prosimy o kontakt bezpośrednio z p. Lipką: tel. (61)829-63-24, email: e.lipka@amu.edu.pl

4.4. Opłaty błędnie zatytułowane lub wpłacone na inny numer konta nie będą uwzględniane. O terminie wpłaty decyduje data wpływu przelewu. Wpłacona opłata nie ulega zwrotowi.

4.5. Brak uregulowania należności za udział w Warsztatów w terminie podanym przez Organizatora na stronie Serwisu Internetowego Warsztatów upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.

4.6. Uzyskanie faktury za udział w Warsztatów jest możliwe wyłącznie jest możliwe wyłącznie drogą elektroniczną w terminie od 30 dni przed terminem Warsztatów do 30 dni po terminie Warsztatów po uprzednim wypełnieniu formularza płatności w zakładce Płatności. Nie jest możliwe wystawienie faktury w późniejszym czasie, jeśli chęć otrzymania faktury nie zostanie zgłoszona w Serwisie Internetowym Warsztatów.

4.7. Faktura za opłatą konferencyjną jest wystawiana bez podatku VAT.

§5. Dane osobowe

5.1. Rejestrując się w Serwisie Internetowym Warsztatów, akceptuje się politykę prywatności.

5.2. Akceptując regulamin wyrażasz zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych biometrycznych tj. wizerunku twarzy (zdjęcia wykonane przez Organizatorów w celu promocji tego wydarzenia w mediach).

§6. Postanowienia końcowe

6.1. Warsztaty mają charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2009 nr 62, poz. 504).

6.2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za własności prywatne Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Warsztatów.

6.3. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Warsztatami.

6.4. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie Serwisu Internetowego Warsztatów.

6.5. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu.

6.6. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Warsztatach i obowiązują wszystkich Uczestników.